اغلب افراد تصور می‌کنند ایجاد یک کسب و کار یا سازمان، برای ادامه مسیر کافی است. در واقع شما با راه اندازی یک کسب و کار یا سازمان تنها حدود ۵۰ درصد راه را پیموده‌اید. مهمترین مرحله مربوط به زمانی است که بتوانید تداوم کسب و کار خود را حفظ کنید. برای اینکه این کار را انجام دهید، باید از طرح تداوم کسب و کار(BCP) کمک بگیرید. این طرح با عناصر مختلف خود به شما کمک می‌کند چشم انداز درستی از آیندۀ کسب و کار خود داشته باشید.
با کمک طرح تداوم کسب و کار، می‌توانید تمامی حوادثی که در آینده ممکن است برای شما یا سازمان شما به وجود بیاید را پیش بینی کنید. هزینه‌هایی که ممکن است بسیار سرسام‌آور باشند، به کمک طرح تداوم کسب و کار قابل بررسی هستند. از طرفی می‌توانید وضعیت و آیندۀ حرفۀ خود را برای چند سال آینده تحلیل کنید. بنابراین می‌توان گفت طرح تداوم کسب و کار موضوعی است که هر سازمان یا حرفه‌ای به آن نیاز دارد.
در ادامه این مقاله از مجموعه تسکا قصد داریم به طور کامل در رابطه با BCP و ویژگی‌های آن صحبت کنیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را تا پایان مطالعه کنید.
مفهوم BCP چیست؟
طرح تداوم کسب و کار در واقع نوعی برنامه ریزی است که هر سازمان یا کسب و کاری قبل از اینکه فعالیت خود را آغاز کند، باید آن را ایجاد کند. طرح تداوم کسب و کار عملکرد یک سیستم را در طول فعالیت چند ساله یا برای بازه زمانی کوتاه‌تری مورد بررسی قرار می‌دهد و می‌تواند تمامی فاجعه‌های برنامه ریزی نشده را پیش بینی کرده و راه حل مفیدی برای برطرف کردن آمشکلات بوجود آمده داشته باشد.
همانطور که از نام آن مشخص است، طرح BCP باعث می‌شود که حرفۀ شما دوام بیشتری نسبت به حالت عادی داشته باشد. به عنوان مثال فرض کنید شما با راه اندازی یک کسب و کار قصد دارید در طول ۱۰ سال آینده درآمد بسیار مناسبی داشته باشید و به یک برند خاص در کشور خود و در سراسر جهان تبدیل شوید، این تنها یک هدف گذاری است که شما باید با تلاش طی چند سال متمادی به آن برسید.
اما ممکن است در طول راه، اتفاقات بسیار ناگوار یا پیش بینی نشده‌ای برای شما به وجود بیاید که ممکن است هدف گذاری و برنامه ریزی شما را برای آینده تغییر دهد. برای اینکه از چنین مسئله‌ای جلوگیری کنیم، باید طرح تداوم کسب و کار داشته باشید. اتفاقاتی که ممکن است طی مسیر برای کسب و کار شما اتفاق بیافتد، مسائل مختلفی مثل بلایای طبیعی یا حتی حملات سایبری است.
هدف از طرح BCP چیست؟
چند هدف مهم باعث می‌شود که صاحبین کسب و کار به راه اندازی و ایجاد BCP فکر کنند. در ادامه برخی از اهداف مهم از طرح تداوم کسب و کار را برای شما بیان می‌کنیم.
1.یک کسب و کار انعطاف پذیر باشید
شما با ایجاد طرح تداوم کسب و کار، حرفۀ خود را انعطاف پذیر می‌کنید. اگر به وسایلی که اطراف شما بوده و خاصیت انعطاف پذیری بالایی دارند توجه داشته باشید، می‌بینید هر فشاری به آنها وارد کنید، هیچ گونه شکستگی یا تخریبی در آنها به وجود نخواهد آمد. در حالی که اشیا و وسایلی که انعطاف پذیری آنها صفر است، با کوچکترین ضربه شکسته می‌شوند. در واقع این یک مثال ساده برای کسب و کار شماست. کسب و کار شما باید بتواند قدرت خود را طی مسیر به گونه‌ای حفظ کند که در مقابل هر ضربه‌ای، انعطاف پذیری بالایی داشته باشد.
در این شرایط نه تنها بلاهایی که در طول مسیر برای کسب و کار اتفاق می‌افتد، باعث ورشکستگی آن نمی‌شود، بلکه به راحتی با تفکر و برنامه ریزی که در طرح تداوم کسب و کار انجام شده بود، می‌توان آنها را کنار زد. در واقع شما باید عملکردهای کلیدی کسب و کار خود را در چارچوب بلاهای احتمالی طراحی کنید.
به عنوان مثال؛ اگر قصد هدف‌گذاری‌های کوچکتر برای خود دارید، باید در کنار هدف گذاری‌های خود، اتفاقات و چالش‌هایی که ممکن است برای شما رخ دهد را نیز پیش بینی کنید. به اصطلاح گفته می‌شود که در طرح BCP معمولا باید خطا و ریسک را در کنار نقاط ضعف و قوت مورد بررسی قرار داد.
2.مشخص کردن اولویت ها
هنگامی که تیم کسب و کار شما بتواند یک پیش‌بینی درست از اتفاقات و چالش‌هایی که ممکن است در طول راه برای کسب و کارتان بوجود بیاید، تهیه کند، به راحتی با مشخص کردن اولویت‌ها، عملکرد آیندۀ کسب و کار شما معلوم خواهد شد.
مطابق با مشخص کردن اولویت‌ها، تیم کسب و کار تشخیص می‌دهند که در ابتدا باید کدام فعالیت را انجام دهند تا از بروز این حوادث جلوگیری شود. در نتیجه شما نه تنها با کمک طرح تداوم کسب و کار، برنامه ریزی دقیق‌تری نسبت به زمان گذشته خواهید داشت، بلکه به راحتی از وقوع حوادث نیز جلوگیری خواهید کرد.
3. مدیریت بحران
در واقع تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها به یک طرح تداوم کسب و کار نیاز دارند که بتوانند در زمان‌های اضطراری تصمیم‌های درستی بگیرند. زمانی که شما به یکباره به یک حادثه برخورد کنید، قدرت تصمیم‌گیری تمامی کارکنان تحت تاثیر حادثه قرار خواهد گرفت. حتی ممکن است در آن حادثه تصمیم اشتباهی بگیرید و برای همیشه سازمان یا کسب و کار خود را نابود کنید. با استفاده از ایجاد طرح تداوم کسب و کار، می‌توانید مدیریت بحران داشته باشید.
اما با کمک این طرح، هر اتفاقی که برای کسب و کار شما رخ دهد، از قبل پیش بینی شده و زیرساخت‌های متناسب با آن اتفاقات نیز به وجود آمده است تا بتوان از پس آنها برآمد. این موضوع درست مانند این می‌ماند که شما بدانید چه زمانی قرار است زلزله بیاید. در این حالت زودتر از زمان موعد، ساختمان یا محل کار خود را ترک می‌کنید و اقدامات لازم را برای جلوگیری از آسیب به خود و سایر اطرافیان انجام می‌دهید.
4.اجزا و مراحل طرح تداوم کسب و کار
برای اینکه بتوانید یک BCPموفق داشته باشید، باید به خوبی از اجزا و مراحل آن اطلاعات کافی به دست آورید. صرفاً اینکه یک تیم را دور یکدیگر جمع کنید و در رابطه با اتفاقاتی که در آینده ممکن است رخ دهد صحبت کنید، باعث ایجاد یک طرح برای تداوم کسب و کار موفق نمی‌شود. گاهی اوقات ممکن است حتی پیش‌بینی‌های شما اشتباه باشد.
در نتیجه به جای اتفاقاتی که شما پیش بینی کرده‌اید، ممکن است اتفاقات دیگری برای سازمان و کسب و کار شما رخ دهد که شما را با یک موقعیت اضطراری و پیش‌بینی نشده مواجه کند.
اجزای طرح تداوم کسب و کار
اگرچه طرح تداوم کسب و کار بسته به الزامت صنعت سازمان و نیازهای منحصربهفرد هر کسب‌و‌کار متفاوت است، انتظار می‌رود هر BCP چندین مولفه داشته باشد:
- پرسنل متخصص بازیابی: مدیریت فرایند بازیابی و اجرای سریع سیستم‌ها نیازمند حضور یک تیم یا دست‌کم یک پرسنل متخصص در این زمینه است.
- روش‌های بازیابی: در این روش استراتژی‌هایی برای بازیابی عملکردهای کلیدی کسب‌و‌کار تعیین می‌شود که به اولویت‌بندی دارایی‌های حیاتی برای عملیات تجاری کمک می‌کند. این دارایی‌ها شامل تجهیزات، سیستم‌های فناوری اطلاعات و لیست‌های تماس هستند.
- پشتیبان‌گیری از داده‌ها: BCP باید به وضوح نحوه پشتیبان‌گیری از داده‌ها و روش‌های مورد استفاده برای پشتیبان‌گیری و بازیابی را مشخص کند. روش‌ها بسته به RTO (هدف زمان بازیابی) و RPO (هدف نقطه بازیابی) و همچنین جزئیات بازیابی مورد نیاز (مثل بازیابی فایل‌های فردی) می‌تواند متفاوت باشد.
مزایای طرح تداوم کسب و کار
بیایید در این بخش ببینیم داشتن طرح تداوم کسب و کار چه مزیت‌هایی برای مشاغل دارد:
تداوم واقعی کسب و کار
ایجاد یک BCP جامع، تداوم محصولات و خدمات سازمان را حتی در طول بحران‌های شدید تضمین می‌کند. به جای یک تصویر تیره و تار در پی یک فاجعه، رویکردی را در نظر بگیرید که در پی یک فاجعه، به‌جای ترسیم یک تصویر تیره و تار، روی از سرگیری عملیات با حداقل زمان خرابی تمرکز می‌کند. هرچه اختلالات سریع‌تر برطرف شوند، مدت‌زمان از کار افتادگی سیستم کوتاه‌تر و ضررهای سازمان کمتر خواهد بود.
حفاظت از اعتبار و شهرت سازمان
این طرح در بسیاری از موارد پروتکل‌هایی برای حفاظت از مشتریان ترسیم می‌کند که حتی در دل فجایع، موقعیت کسب‌و‌کار در نظر مشتریان و شرکا آسیب نمی‌بیند، اعتماد آنها حفظ و از سهم بازار سازمان به‌خوبی مراقبت می‌شود.
تضمین امنیت همه‌جانبه
برخی از اختلالات کسب و کار ساخته دست انسان هستند. جالب اینجاست که خطای انسانی عامل اصلی از دست رفتن اطلاعات در سازمان‌هاست، نه خرابی سخت افزار یا خرابی داده‌ها. خوشبختانه BCP در بخش ارزیابی ریسک توجه ویژه‌ای به سوء استفاده عمدی یا غیرعمدی از دارایی‌ها دارد.
انواع طرح تداوم کسب و کار
بیایید انواع مختلف BCP و هدف هر یک را در استراتژی کلی تداوم کسب و کار بررسی کنیم.
۱. طرح تداوم کسب و کار
BCP باید بر پیاده‌سازی، نگهداری و مدیریت سیستمی تمرکز کند که در صورت بروز اختلالات، عملیات بازیابی منابع، ارائه خدمات و فعالیت‌های لازم برای تداوم عملکردهای حیاتی را بر عهده می‌گیرد. یک استراتژی بازیابی موفق شبیه دنباله‌ای از برنامه‌های تداوم کسب و کار است که به‌طور مداوم وضعیت آنها به تیم مدیریت بحران ارسال می‌شود. عناصر BCP عبارت‌اند از:
- منابعی که برای تداوم ارائه محصولات و خدمات باید از سر گرفته شوند.
- فهرست اولویت‌بندی‌شده از منابعی که لازم است بعد از حادثه برای اداره بخش‌های خاصی در دسترس باشند.
- نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اطلاعات تماس پرسنلی که فرآیند بازیابی را برعهده دارند.
- کتابچه راهنمای کاربر برای کمک کارکنان به فرایند بازیابی و تداوم عملکرد.
۲. طرح ارتباطات در بحران
طرح ارتباطات در بحران می‌گوید در صورت بروز اختلال، چطور در نهایت سرعت، دقت و با اطمینان در مورد وضعیت کسب و کار خود با مشتریان، کارمندان و سایر ذینفعان ارتباط برقرار کنید. همچنین شامل پیامدهای قانونی بیانیه‌های عمومی و نکات خاصی است که بر واکنش و بازیابی تأثیر می‌گذارند. هدف به حداقل رساندن آسیب حوادث به شهرت سازمان است. عناصر طرح ارتباطات در بحران عبارت‌اند از:
- افرادی که وظیفه برقراری ارتباطات داخلی و خارجی را برعهده دارند.
- اسامی ذینفعان داخلی و خارجی مانند مشتریان، شرکای تجاری و تامین‌کنندگان.
- روش های اولیه و ثانویه ارتباط با ذینفعان.
- زمان و چگونگی تماس با ذینفعان در طول اختلال.
۳. طرح مدیریت بحران
برنامه مدیریت بحران مربوط می‌شود به مدیران سطح بالاتر سازمان. این طرح به اختلالاتی که بقای کسب و کار را تهدید می‌کنند، پاسخی ساختاریافته می‌دهد. معمولا با بازیابی فرایند تجاری سروکار ندارد و بر وظایفی تمرکز می‌کندکه واکنش کلی سازمان به حادثه را بهبود می‌بخشند. عناصر طرح مدیریت بحران عبارت‌اند از:
- ساختاری که به مدیران کمک می‌کند وضعیت اختلال و تأثیر احتمالی آن را ارزیابی کنند.
- جدول زمانی برای فعال‌سازی طرح.
- فعالیت‌ها و منابعی که باید در کل سازمان بازیابی شوند.
- نقش‌ها و مسئولیت‌های کسانی که طرح را اجرا می‌کنند.
۴. طرح بازیابی از فاجعه (طرح DR)
طرح بازیابی از فاجعه زیرساخت‌های حیاتی فناوری اطلاعات را در صورت بروز اختلال بازیابی می‌کند. طرح DR در درجه اول روی بازیابی عملیات حیاتی بخش فناوری اطلاعات تمرکز می‌کند و برخلاف سایر جنبه‌های BCP، معمولا توسط مدیران فناوری اطلاعات اجرا می‌شود. عناصر طرح بازیابی از فاجعه عبارت‌اند از:
- آستانه‌های تعریف شده برای از دست رفتن داده (RPO) و مدت‌زمان خرابی (RTO).
- عملکرد هر برنامه پس از بازیابی.
- مشخصات فنی برای بازیابی نرم افزار یا سخت افزار (به عنوان مثال، میزبان، شبکه و امنیت).
- مشخصات متخصصان فناوری اطلاعات که وظیفه مدیریت بازیابی و آزمایش را آن را برعهده دارند.
مراحل ایجاد طرح کسب و کار
در ادامه برخی از مراحل ایجاد طرح کسب و کار را برای شما بیان می‌کنیم.
1.تیم سازی کنید
فکر نکنید که می‌توانید به تنهایی و به کمک یک یا دو نفر دیگر، به راحتی از پس از اتفاقاتی که ممکن است طی مسیر برای شما رخ دهد، بربیایید. ایجاد طرح تداوم کسب و کار نیز کار یک نفر نیست. برای اینکه بتوانید یک طرح کسب و کار موفق ایجاد کنید، ابتدا باید تیم سازی کنید. اگر شما صاحب کسب و کار هستید، قبل از هراقدامی یک ترتیب مشخص کنید. در واقع قبل از هر اقدامی باید تصمیم بگیرید در مواقع اضطراری چه کسی باید تصمیم نهایی را بگیرد و مسئولیت با چه کسی است.
زمانی که شما در موقعیت اضطراری قرار می‌گیرید، همیشه به دنبال نظر دیگران هستید تا یک نفر تصمیم نهایی را بگیرد. بنابراین ابتدا باید این مسئله را مشخص کنید. تیمی که شما برای طرح تداوم کسب و کار انتخاب می‌کنید، باید شامل رهبران اجرایی، فناوری اطلاعات، امنیت شبکه، ارتباطات منابع انسانی و امور مالی و مواردی اینچنینی باشد.
البته در صورتی که نیروی انسانی کافی برای این تیم سازی را ندارید، می‌توانید مسئولیت‌های مختلف را بین تعداد محدودی از افراد تقسیم کنید. همچنین هنگام تیم سازی حتماً به تیم پشتیبانی نیز توجه داشته باشید. چرا که در زمان بروز مشکلات و حوادث به شما کمک بسیار زیادی خواهد کرد.
2.تنظیم برنامه تجزیه و تحلیل BIA
در مرحلۀ بعد، باید به کمک تیمی که ایجاد کرده‌اید، یک برنامۀ تجزیه و تحلیل برای آینده تنظیم کنید. در این برنامه، تمامی اختلالات احتمالی که ممکن است هنگام فعالیت کسب و کار به وجود بیاید، پیش بینی می‌شود. حتی قطع شدن برق یا آتش سوزی نیز باید پیش بینی شده و هزینه‌ها و خسارت‌های مربوط به آن مورد بررسی قرار بگیرد. نکته‌ای که هنگام تنظیم برنامه تجزیه و تحلیل باید به آن توجه کنید این است که نباید فقط یک استراتژی بچینید.
حوادث ممکن است با درصد آسیب‌های مختلفی رخ دهد. بنابراین چندین استراتژی با میزان خسارت‌های متفاوت آماده کنید تا آمادگی لازم را در شرایط بوجود آمده، داشته باشید. در مرحلۀ بعدی باید مشخص کنید در زمان بروز حوادث، مهمترین و اساسی‌ترین کاری که باید انجام دهید چیست.
همچنین تعیین کنید چه فردی باید مسئولیت تعیین استراتژی را به عهده بگیرد. گاهی اوقات ممکن است در زمان بروز حوادث و مشکلات احتمالی، افرادی که از قبل تعیین کرده‌اید حضور نداشته باشند. بنابراین باید پیش بینی کنید که به جای فرد مشخص شده، چه فردی این مسئولیت را به عهده بگیرد.
زمانی که برنامۀ تجزیه تحلیل را آماده کردید، باید به این نکته توجه داشته باشید که هر چند وقت یکبار طبق برنامه ریزی مشخص شده، باید یک جلسه بگذارید و با اعضای تیم خود و طبق شرایط روز دنیا، تغییراتی در استراتژی‌های تعیین شده اعمال کنید. گاهی اوقات ممکن است در میزان هزینه‌ها، برنامه‌ها و اولویت‌ها تغییرات مهم و اساسی ایجاد شود.
3.تست طرح تجزیه و تحلیل
- بعد از اینکه طرح تجزیه و تحلیل خود را آماده کردید، باید با پرداخت هزینه‌های محدودی آن را آزمایش کنید.
به عنوان مثال اگر موقعیت‌های استراتژی را پیش‌بینی کرده‌اید، باید یک شبیه سازی در رابطه با آنها داشته باشید. بهتر است شبیه سازی طرح تجزی تحلیل در محدوده زمانی یک سال انجام شود.
- همچنین فرآیندهای ایمنی که از قبل پیش‌بینی کرده‌اید را تمرین کنید.
- اگر ممکن است هنگام وقوع حوادث، محل کار شما تغییر کند تا مشکلات پیش‌آمده برطرف شود، باید مشخص کنید کارمندان در این شرایط، فعالیت‌های خود را کجا انجام دهند. زمانی که تست‌های لازم را انجام دادید، میزان خسارت‌ها را مجدد محاسبه کنید و هر بار سعی کنید با تغییر برنامۀ تجزیه و تحلیل، به یک نتیجۀ بهتر و کاملتر دست پیدا کنید.
- · فراموش نکنید که همیشه بلایا و حوادثی که ممکن است برای کسب و کار اتفاق بیافتد حوادث فیزیکی نیستند. گاهی اوقات ممکن است حملات سایبری نیز به شبکه سازمان یا کسب و کار شما ایجاد شود که این حمله‌ها می‌تواند اطلاعات کسب و کار شما را هک کرده و مشکلات بسیار زیادی را برای شما به وجود بیاورد. بنابراین برای ایمنی بهتر شبکه‌های کسب و کار خود نیز باید تلاش کنید.
- همچنین به کمک تیم خود، استراتژی ارتباطات بحران ایجاد کنید تا در آن شرایط با مشکل مواجه نشوید.
3.آموزش به کارکنان
هنگامی که برنامه و طرح کسب و کار خود را به طور کامل تدوین کردید، لازم است تمامی اطلاعات لازم را به کارکنان آموزش دهید تا آنها نیز در زمان وقوع حوادث، آمادگی لازم را برای مقابله با شرایط بوجود آمده داشته باشند. این آموزش می‌تواند در چند مرحله انجام شود.
زمانی که تغییرات سالانه را در برنامه تجزیه و تحلیل خود ایجاد کردید، کارکنان را نیز در جریان این تغییر برنامه قرار دهید. در نهایت شما می‌توانید یک کسب و کار موفق ایجاد کنید که به شما کمک می‌کند برای بازه زمانی طولانی مدت به فعالیت خود ادامه دهید.
نتایج ایجاد bcp چیست؟
- زمانی که در طرح توجیهی، کسب و کار خود را با صبر و حوصله بسیار زیادی آماده کنید و وقت مناسبی برای پیش بینی حوادث احتمالی بگذارید، به مرور زمان نه تنها کارکنان کسب و کار بلکه مردم عادی و افرادی که از خدمات و محصولات شما استفاده می‌کنند نیز نسبت به برند شما مطمئن خواهند شد. زیرا در این حالت کسب و کار یا شرکت شما در زمان بروز حوادث، آمادگی کامل را خواهد داشت. مردم و کارکنان با مشاهدۀ چنین مسئله‌ای، بیشتر روی سازمان یا حرفۀ شما حساب باز خواهند کرد.
- دیگر نتایجی که این طرح می‌تواند برای شما داشته باشد، قابلیت برندینگ است. شما به راحتی با کمک طرح BCP می‌توانید مجموعۀ خود را به عنوان یک کسب و کار حرفه‌ای به مردم معرفی کنید و به سرعت، شهرت خود را افزایش دهید.
- همچنین در صورتی که پیش بینی درستی از حوادث احتمالی نداشته باشید، مجبور خواهید بود در زمان بروز حوادث، بخش زیادی از سرمایه و هزینه‌های کسب و کار یا سازمان را صرف برطرف کردن خسارت‌ها کنید. در این حالت ممکن است حتی ورشکسته شوید یا برای چند ماه حقوق کارکنان عقب بیافتد و این موضوع نارضایتی مردم و کارکنان را نسبت به کسب و کار شما را افزایش دهد. طرح BCP کمک می‌کند خطرات و ریسک‌های تجاری و مالی کاهش پیدا کند.
سخن پایانی
در این مقاله به طور کامل در رابطه با طرح تداوم کسب و کار صحبت کردیم. طرح BCP یک مرحلۀ مهم قبل از راه اندازی کسب و کار است که شما باید با اعضای تیم خود به خوبی آن را مورد بررسی و تحلیل قرار دهید و با ایجاد یک طرح موفق، برنامه ریزی درستی از خطرات و آسیب‌هایی که ممکن است در آینده به کسب و کار و سازمان شما وارد شود، داشته باشید. بسیاری از کسب و کارهایی که در گذشته به این مسئله بی‌توجه بودند، خیلی زود با بروز کوچکترین حوادث و اتفاقات سرمایه یا موقعیت عالی خود را از دست دادند.
دیدگاهتان را بنویسید