شرکت‌های در حال رشد همیشه به نقطه‌ای می‌رسند که دیگر صفحه گسترده اکسل پاسخگوی نیازشان نیست و باید به‌سمت نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی حرکت کنند. سیستم‌هایی که اطلاعات کلیدی کسب‌و‌کار را جمع‌آوری و سازماندهی کرده و تحت هر شرایطی، حتی درصورت گسترش کسب‌و‌کار، عملیات کارآمد سازمان را تضمین می‌کنند. به‌عنوان متخصص کسب‌و‌کار احتمالا بدانید سیستم erp چیست و چه فوایدی دارد؛ اما اگر تازه با این اصطلاح آشنا شده‌اید، همراه ما باشید تا با تعریف آن، نحوه عملکردش و کارهایی که برای کسب‌و‌کار شما انجام می‌دهد، آشنا شوید.

سیستم erp چیست؟

Erp مخفف عبارت enterprise resource planning به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. سیستمی در قالب یک برنامه کاربردی که در هسته خود فرایندهای کسب و کار را خودکار می‌کند و بینش و کنترل‌های داخلی را ارائه می‌دهد. ورودی‌های این سیستم از بخش‌هایی مثل حسابداری، تولید، مدیریت، زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی جمع‌آوری شده و توسط یک پایگاه داده مرکزی در اختیار تمام بخش‌ها قرار می‌گیرد.

سیستم ERP به‌طور گسترده در مشاغل مختلف به‌ویژه شرکت‌های بزرگ به کار گرفته می‌شود. چراکه پیچیدگی اقتصاد جهانی و تقاضاهای مصرف‌کننده مدرن، ساده‌سازی فرآیندهای تجاری و مدیریت و بهینه‌سازی داده‌ها را حیاتی کرده و ERP معمولا پایه و اساس این قابلیت‌ها است.

چرا ERP برای مشاغل مهم است؟

برای هر سازمانی که دنبال استفاده عاقلانه از منابع است، داشتن سیستم erp کاملا لازم و ضروری است. با وجود این سیستم‌ها مدیریت سازمان قادر است سرمایه انسانی و مالی را تا حد امکان گسترش دهد و فرایندهای تجاری بیشتری به مجموعه اضافه کند؛ بی‌آنکه کیفیت یا عملکرد سازمان زیر سوال برود.

با وجود سیستم erp کارمندان می‌توانند موجودی دارایی و سفارشات مشتری را با جزئیات کامل ببینند، سفارشات عرضه و تقاضا را مقایسه کنند و ارتباط و همکاری بهتری با بخش‌های مختلف سازمان داشته باشند. این منبع جامع داده با ارائه مجموعه‌ای از گزارشات و تحلیل‌های مفید، برای هر کسب‌و‌کاری تفاوت‌آفرین است. تبدیل مجموعه وسیعی از اطلاعات خام به نمودارهایی که روندهای بازار را به‌وضوح نشان می‌دهند، به مدل‌سازی نتایج احتمالی کمک می‌کند و برای مدیران بسیار ارزشمند است.

نحوه عملکرد سیستم erp چیست؟

اما ببینیم نحوه عملکرد سیستم erp چیست و چطور کار می‌کند.

سیستم erp از ماژول‌های یکپارچه یا برنامه‌های تجاری تشکیل شده که با یکدیگر در ارتباط‌اند و یک پایگاه داده مشترک دارند. هر ماژول ERP معمولا روی یک حوزه تجاری مجزا تمرکز دارد و برای رفع نیازهای شرکت، داده‌های مشابهی را به اشتراک می‌گذارند. امور مالی، حسابداری، منابع انسانی، فروش، تدارکات و زنجیره تامین می‌توانند ماژول‌های یک سازمان نسبتا بزرگ باشند. شرکت‌ها می‌توانند ماژول‌های موردنظر خود را انتخاب کنند و در صورت نیاز آنها را بسط دهند.

اگر بخواهیم دقیق‌تر توضیح دهیم که نحوه عملکرد سیستم erp چیست، باید بگوییم با یک ساختار داده تعریف‌شده و استاندارد کار می‌کند که اطلاعات واردشده در یک بخش بلافاصله در اختیار کاربران مجاز کسب‌و‌کار قرار می‌گیرد. سپس می‌توان از این داده‌ها در سرتاسر erp برای اهداف مختلف استفاده کرد.

سیستم‌ ERP زمانی ارزشمند است که هر شرکت برای کارکردهای اصلی مجموعه ماژول‌های مجزا در نظر بگیرد و از ورود به‌موقع و دقیق داده‌ها اطمینان حاصل کند.

کاربرد سیستم erp در صنایع مختلف

کسب‌وکارها در هر صنعتی از تولید و فروش خودرو گرفته تا توزیع عمده‌فروشی برای رقابت و پیشرفت به اطلاعات دقیق و بلادرنگ نیاز دارند. برای درک بهتر عملکرد سیستم erp و نیاز صنایع مختلف به این برنامه، بیایید ببینیم کاربردهای سیستم erp چیست.

• تحویل به موقع برای عمده‌فروشان، واردکنندگان و دلیوری سیستم‌ها فوق‌العاده مهم است. همه این سازمان‌ها می‌خواهند هزینه‌های توزیع را کاهش دهند، چرخش موجودی را افزایش دهند و مدت‌زمان سفارش تا تحویل را کوتاه کنند. برای دستیابی به این اهداف به سیستمی برای یکپارچه‌سازی مدیریت موجودی نیاز دارند که مطابق با نیازهای مجموعه سفارشی شده باشد.
• تولیدکنندگان برای دستیابی به کیفیت مطلوب محصول، بهره‌وری بهینه از دارایی، کنترل هزینه‌های اضافه، رسیدگی به مرجوعات مشتریان و موارد دیگر به یک سیستم erp جامع نیاز دارند تا با نظارت بر حرکات موجودی، تشخیص محصولات پرفروش و مدیریت کارآمد، موجودی کالا را تحت کنترل داشته باشند.
• شرکت‌های خدماتی از جمله موسسات حسابداری، مالیاتی، مهندسان، تیم‌های فناوری اطلاعات، شرکت‌های خدمات حقوقی و دیگر خدمات حرفه‌ای به سیستم‌های erp نیاز دارند تا خدمات خود را در سلامت کامل مالی ارائه کنند. کلید موفقیت خدمات حرفه‌ای، توانایی مدیریت سودآوری پروژه، استفاده از منابع، تعیین میزان درآمد، شناسایی اهداف درآمدی و فرصت‌های رشد است.
• صنعت خرده‌فروشی در عصر تجارت الکترونیک دستخوش تغییرات بزرگی شده است. یک سیستم ERP کاملا مدرن به خرده‌فروشان کمک می‌کند تا میزان رها شدن سبد خرید را کاهش داده و نرخ تبدیل سایت، میانگین ارزش سفارشات و طول عمر مشتری را افزایش دهند.

انواع استقرار سیستم‌های ERP

اما ببینیم روش استقرار سیستم erp چیست؟

سیستم‌های erp مدرن را می‌توان به روش‌‌های مختلف در یک ابر عمومی و خصوصی، در محل یا به‌صورت هیبریدی مستقر کرد. در ادامه در مورد این روش‌های استقرار صحبت می‌کنیم.

بیشتر بخوانید: تعریف ساده رایانش ابری

استقرار ERP ابری

استقرار ابری به‌خاطر هزینه‌های اولیه پایین‌تر، ادغام آسان‌تر و مقیاس‌پذیری و چابکی بیشتر، یکی از محبوب‌ترین روش‌های استقرار است. در صورت استقرار ابری، نرم افزار erp طبیعتا در فضای ابری میزبانی می‌شود و به‌عنوان یک سرویس از طریق اینترنت تحویل مشتری داده می‌شود. وظیفه نگهداری، به‌روزرسانی‌ها و امنیت تمام برعهده ارائه‌دهنده نرم افزار است.

استقرار ERP در محل

استقرار در محل یک مدل سنتی است که در آن کنترل همه‌چیز تماما به دست شماست. در این حالت نرم افزار erp در دیتاسنتر کاربر نصب می‌شود و نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار برعهده کارکنان مجموعه است. بسیاری از شرکت‌ها در حل مدرن‌سازی و ارتقاء سیستم‌های erp داخلی به استقرار ابری هستند و این امر مستلزم برنامه‌ریزی دقیق برای ارتقا و داشتن فرآیند متفکرانه برای ارزیابی نرم‌افزار است.

استقرار ERP هیبریدی

برای شرکت‌هایی که به ترکیبی از دو مدل استقرار ابری و در محل احتیاج دارند، مدل هیبریدی ارائه می‌شود تا پاسخگوی نیازهای تجاری آنها باشد. در مدل استقرار هیبریدی برخی از برنامه‌ها و داده‌های erp در فضای ابری و برخی در محل قرار می‌گیرند. حتی گاهی به این مدل، سیستم erp دو لایه هم گفته می‌شود.

مزیت‌های استفاده از سیستم erp چیست؟

یک سیستم erp خوب مزیت‌های متعددی دارد که بسته به نحوه استقرار سیستم متفاوت است. اما ۶ مزیت کلی که می‌توان با خیال راحت در مورد تمام نرم افزارهای erp عنوان کرد، عبارت‌اند از:

• بهره‌وری بالا: بهره‌وری چه زمانی بهبود می‌یابد؟ زمانی که فرایندهای اصلی کسب‌و‌کار ساده شود تا افراد با وجود منابع کمتر، از عهده کارهای بیشتری برآیند.
• بینش عمیق: با وجود سیستم erp سیلوهای اطلاعاتی حذف و منابع درستی از حقایق ایجاد می‌شود که خیلی سریع‌تر به پرسش‌های حیاتی کسب‌و‌کار پاسخ می‌دهد.
• گزارش‌دهی سریع: می‌توان گزارش‌های مالی و تجاری را سریع دنبال کرد و نتایج را به راحتی به اشتراک گذاشت، بر اساس بینش‌ها عملکرد و کارایی سازمان را در لحظه بهبود بخشید.
• ریسک کم: با وجود این اطلاعات مفید، دید و کنترل مدیر و کارکنان سازمان به حداکثر می‌رسد. به این ترتیب ریسک‌ها پیش‌بینی و از آنها جلوگیری خواهد شد.
• سهولت کار تیم it: به لطف پایگاه داده مشترک ماژول‌ها و برنامه‌های ERP، می‌توان کار تیم it را چندین برابر ساده‌تر کرد.
• چابکی: مادامی که داده‌های به‌صورت لحظه‌ای و بلادرنگ در دسترس باشند، می‌توان به سرعت فرصت‌های جدید را شناخت و نسبت به آنها واکنش نشان داد.

همچنین بخوانید: آشنایی با بهترین نرم‌افزارهای مانیتورینگ شبکه

معایب سیستم erp چیست؟

حالا که با مزیت‌های این سیستم آشنا شدیم، بد نیست فواید آن را هم بشناسیم و ببینیم مزیت‌های سیستم erp چیست؟

علی‌رغم تمام فواید ارزشمندی که وجود سیستم erp برای یک شرکت به ارمغان می‌آورد، گاهی اوقات شرکت‌ها در روند ایجاد پرونده‌های تجاری برای این سیستم با چالش‌هایی مواجه می‌شوند که بهتر است قبل از آنکه سراغ این سیستم‌ها بروید، با آگاهی کامل نسبت به این چالش‌ها اقدام کنید.

• هزینه سیستم: خرید، پیاده‌سازی و نگهداری این سیستم‌ها هزینه‌بردار است. این سیستم‌ها در بیشتر موارد فقط برای شرکت‌های بزرگ قابل دسترسی هستند.
• نیاز به آموزش: مثل هر فناوری جدید، آموزش کافی برای کارکنان و مدیریت سازمان لازم است.
• هزینه تبدیل داده‌ها: گاهی اوقات انتقال داده‌ها از قالبی به قالب دیگر، با هزینه بالا و تاخیر غیرمنتظره همراه است.
• پیچیدگی: ویژگی‌های متعدد سیستم erp برای نیروی کار سازمان دلهره‌آور است. حتی اگر استفاده از آنها به مراتب ساده‌تر از سیستم‌های قدیمی باشد.

ماژول‌های رایج سیستم ERP چیست؟

گفتیم که سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی ماژول‌های مختلفی دارد که هریک از آنها فرایندهای خاصی را پشتیبانی می‌کند و به کارکنان آن بخش معاملات و بینشی که برای انجام کارهای خود نیاز دارند را ارائه می‌کند. هر ماژول با اتصال به سیستم ERP منبع واحدی از حقایق و داده‌های دقیق را به اشتراک گذاشته و بخش‌های مختلف پخش می‌کند. اما ببینیم پرکاربردترین ماژول‌های سیستم erp چیست:

• امور مالی: ماژول مالی و حسابداری ستون فقرات اکثر سیستم‌های ERP است. علاوه بر مدیریت دفتر کل و خودکارسازی وظایف کلیدی مالی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند حساب‌های پرداختنی و دریافتنی را ردیابی کنند، دفاتر را به طور موثر ببندند، گزارش‌های مالی تولید کنند، با استانداردهای شناسایی درآمد مطابقت داشته باشند، ریسک مالی را کاهش دهند و موارد دیگر.
• مدیریت منابع انسانی: اکثر سیستم‌های ERP شامل یک ماژول منابع انسانی هستند که قابلیت‌های اصلی بخش منابع انسانی مانند زمان، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را فراهم می‌کند. افزونه‌ها یا حتی مجموعه‌های مدیریت سرمایه انسانی را می‌توان به ERP متصل کرد و عملکرد منابع انسانی قوی‌تری ارائه داد.
• یافتن منابع و تدارکات: ماژول منبع‌یابی و تدارکات به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند مواد و خدماتی که برای تولید کالاهایشان نیاز دارند، تهیه کنند. این ماژول خرید را متمرکز و خودکار می‌کند تا خرید به حداقل برسد، مذاکرات با تامین‌کننده بهبود یابد و برقراری ارتباط با شبکه خریداران یکپارچه شود.
• فروش: ماژول فروش، با پیگیری ارتباط با مشتری به نماینده کمک می‌کند تا از بینش‌های مبتنی بر داده استفاده کرده و سرنخ‌ها را با تبلیغات مناسب افزایش دهند و فرصت‌های بیشتری برای فروش بسازند تا در نهایت به فروش بیشتر برسند. مدیریت سفارشات، قراردادها، صورت‌حساب‌ها، مدیریت عملکرد فروش و پشتیبانی نیروی فروش از ویژگی‌های این بخش است.
• تولید: ماژول ساخت یکی از اجزاء کلیدی برنامه‌ریزی و اجرای نرم افزار ERP است. با وجود این ماژول شرکت‌ها می‌توانند فرایندهای پیچیده تولید را ساده کرده و اطمینان حاصل کنند که تولید مطابق با تقاضا است. این ماژول قابلیت‌هایی برای برنامه‌ریزی مواد موردنیاز، برنامه‌ریزی تولید، اجرای تولید، مدیریت کیفیت و موارد دیگر را شامل می‌شود.
• مدیریت زنجیره تامین: یکی دیگر از اجزای کلیدی سیستم‌های ERP، ماژول زنجیره تامین، جابجایی کالاها و منابع را در سراسر زنجیره تامین سازمان دنبال می‌کند. این ماژول شامل ابزارهایی برای مدیریت موجودی در زمان واقعی، عملیات انبارداری، حمل و نقل و تدارکات است.
• خدمات: ماژول خدمات زمینه خدمات قابل اعتماد و شخصی‌سازی‌شده که مشتریان انتظار دارند را فراهم می‌کند. این ماژول می‌تواند شامل ابزارهایی برای تعمیرات داخلی، مدیریت خدمات میدانی و جریان‌های درآمد مبتنی بر خدمات باشد.
• تحقیق و توسعه و مهندسی: سیستم ERP مناسب شامل ویژگی‌های تحقیق و توسعه و مهندسی است و ابزارهایی برای طراحی و توسعه محصول، مدیریت چرخه عمر محصول، انطباق محصول و موارد دیگر ارائه می‌کند.
• مدیریت دارایی: ماژول مدیریت دارایی به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند تا خرابی به حداقل برسد و ماسین‌ها و تجهیزات در اوج بازدهی کار کنند. این ماژول شامل قابلیت‌هایی برای نگهداری و برنامه‌ریزی دارایی است.

ویژگی‌های مهم نرم افزار erp چیست؟

هر سیستم erp مدرن فهرست بلندبالایی از قابلیت‌ها و ماژول‌های مشخصی دارد. در ادامه به برخی از ویژگی‌های بارز سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی نگاهی می‌اندازیم.

• یک پایگاه داده مشترک: اطلاعات متمرکز و نسخه واحدی از تمام حقایق جهت ارائه داده‌های منسجم و مشترک و دیدگاهی متقابل از شرکت.
• ارائه تجزیه‌و‌تحلیل: ابزارهای تجزیه و تحلیل داخلی، گزارش‌دهی و ابزارهای انطباق که بینش هوشمندانه‌ای برای هر حوزه‌ای از کسب و کار ارائه می‌دهند.
• تجسم داده‌ها: ارائه بصری اطلاعات کلیدی مثل KPI در داشبورد برای کمک به تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه.
• اتوماسیون: خودکارسازی کارهای تکراری و همچنین RPA پیشرفته با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین.
• یکپارچه‌سازی: یکپارچه‌سازی فرآیندها و گردش‌های کاری، امکان ادغام با سایر راه‌حل‌های نرم‌افزاری و منابع داده از جمله از جانب اشخاص ثالث.
• پشتیبانی از فناوری‌های جدید: پشتیبانی از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دستیارهای دیجیتال، اینترنت اشیا، RPA، مباحث مربوط به امنیت و حریم خصوصی.
• پلتفرم مناسب: ارائه امکانات و ویژگی‌ها در پلتفرمی مناسب، سریع و اثبات‌شده برای سرمایه‌گذاری بلندمدت از جمله پلت فرم low-code، no-code، iPaaS، مدیریت داده و موارد دیگر.
• امکان انتخاب نوع استقرار: ابری، در محل یا هیبریدی.

کلام آخر

هدف ما از نوشتن این مقاله این بود که ببینیم سیستم erp چیست و در جایگاه یک برنامه کاربردی مختص برنامه‌ریزی منابع سازمانی، چه کمکی به کسب‌و‌کارها می‌کند. اکنون می‌دانیم این سیستم نرم افزاری از اتوماسیون کل کسب‌و‌کار تا اجرای فرایندهای مالی، منابع انسانی، بخش تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و غیره را پشتیبانی می‌کند تا بهره‌وری بالاتر حاصل شود و بینش‌های عمیق لحظه‌ای همواره در اختیار باشد. این سیستم نرم افزاری در سه مدل استقرار ابری، مستقر در محل و هیبریدی قابل اجراست و مزیت‌های خوب آن بیشتر کسب‌و‌کارها را در عصر مدرن به سمت این تکنولوژی کشانده است.

شما چه اطلاعاتی درباره سیستم erp دارید؟ منتظر شنیدن نظرات‌تان هستیم.